مدیرعامل ممکن است بداند فروش چقدر است، پروژهها چه میزان پیشرفت دارند، هزینهها چقدر بوده و چه مقدار نقدینگی در اختیار سازمان است؛ اما وقتی این اطلاعات را کنار هم قرار میدهد، همیشه مشخص نیست که این اعداد چه ارتباطی با یکدیگر دارند و در نهایت سازمان در چه وضعیتی قرار دارد.
ممکن است فروش افزایش یافته باشد اما سود کاهش پیدا کرده باشد.
ممکن است پروژهای طبق برنامه پیش برود اما برای سازمان نقدینگی ایجاد نکند.ممکن است درآمد افزایش پیدا کند اما تعهدات مالی نیز سریعتر افزایش یافته باشند.
ممکن است یک پروژه از نظر زمانبندی مناسب باشد اما از نظر سودآوری در وضعیت نامطلوبی قرار داشته باشد.بنابراین داشتن اطلاعات مختلف، الزاماً به معنی داشتن یک تصویر مدیریتی از سازمان نیست.مسئله از کجا شروع میشود؟
سازمان معمولاً بهصورت واحد و یکپارچه اداره نمیشود.واحد مالی اطلاعات خودش را دارد.واحد فروش اطلاعات خودش را دارد.منابع انسانی دادههای خودش را نگهداری میکند.پروژهها گزارشهای خودشان را دارند.PMO شاخصهای پروژه را دنبال میکند.واحد قراردادها تعهدات و مطالبات را بررسی میکند.عملیات وضعیت اجرای فعالیتها را میداند.هرکدام از این واحدها ممکن است وظیفه خود را به درستی انجام دهند؛ اما مسئله زمانی ایجاد میشود که مدیریت بخواهد اثر متقابل این اطلاعات را بفهمد.مثلاً یک تأخیر در پروژه فقط یک مسئله زمانبندی نیست.ممکن است باعث افزایش هزینه شود، دریافت مطالبات را عقب بیندازد، جریان نقدی را تحت فشار قرار دهد، منابع انسانی بیشتری مصرف کند و حتی تعهدات قراردادی جدیدی ایجاد کند.بنابراین یک اتفاق در یک بخش سازمان میتواند پیامدهایی در چند بخش دیگر ایجاد کند.اینجاست که نگاه جزیرهای دیگر کافی نیست.سیستمعامل مدیریت سازمان چیست؟سیستمعامل مدیریت سازمان را میتوان یک چارچوب یکپارچه برای دیدن، فهمیدن، تصمیمگیری، اقدام و کنترل سازمان دانست.این سیستم باید بتواند میان اجزای مختلف سازمان ارتباط برقرار کند و به مدیریت کمک کند بفهمد:• چه اتفاقی در سازمان در حال رخ دادن است؟• چرا این اتفاق رخ داده است؟• چه اثری بر سایر بخشهای سازمان دارد؟• کدام موضوع نیازمند توجه مدیریت است؟• چه تصمیمی باید گرفته شود؟• چه کسی باید اقدام کند؟• نتیجه اقدام چه بوده است؟بنابراین سیستمعامل مدیریت سازمان صرفاً یک بانک اطلاعاتی یا یک نرمافزار نیست.منطق اصلی آن را میتوان به شکل زیر خلاصه کرد:
واقعیت سازمان ← داده ← اطلاعات ← تحلیل ← تشخیص ← تصمیم ← اقدام ← نتیجه ← کنترل
اگر این چرخه درست طراحی شود، سازمان فقط «گزارشدهنده» نخواهد بود؛ بلکه میتواند بهصورت مستمر وضعیت خود را ببیند و نسبت به تغییرات واکنش نشان دهد.
آیا ERP همان سیستمعامل مدیریت سازمان است؟
خیر.ERP میتواند بخش مهمی از زیرساخت سازمان باشد و اطلاعات حوزههایی مانند مالی، خرید، فروش، منابع انسانی یا عملیات را یکپارچه کند.اما ثبت و نگهداری اطلاعات با مدیریت سازمان یکسان نیست.یک سیستم ممکن است به شما بگوید چه مقدار هزینه ثبت شده است؛ اما مدیر همچنان باید بداند:آیا این هزینه طبیعی است؟آیا از برنامه خارج شده است؟علت انحراف چیست؟چه اثری بر سودآوری دارد؟آیا باید اقدامی انجام شود؟چه کسی باید اقدام کند؟پس ERP میتواند یکی از اجزای سیستمعامل مدیریت سازمان باشد، اما بهتنهایی معادل آن نیست.آیا داشبورد مدیریتی همان سیستمعامل مدیریت سازمان است؟باز هم خیر.داشبورد میتواند وضعیت شاخصها را نمایش دهد.اما نمایش وضعیت با هدایت سازمان تفاوت دارد.فرض کنید شاخصی در داشبورد قرمز شده است.مدیر باید بتواند بفهمد:چه چیزی تغییر کرده؟علت چیست؟اثر آن چیست؟چه میزان فوریت دارد؟مسئول رسیدگی چه کسی است؟چه اقدامی باید انجام شود؟اگر اقدامی انجام نشود چه اتفاقی میافتد؟در نتیجه داشبورد میتواند چشم سیستم باشد، اما کل سیستم نیست.تفاوت سیستمعامل مدیریت سازمان با مدیریت پروژهاین موضوع برای شرکتهای پروژهمحور اهمیت ویژهای دارد.مدیر پروژه وظیفه دارد پروژه را مدیریت کند.اما مدیرعامل وظیفه دارد سازمان را مدیریت کند.این دو نگاه با یکدیگر ارتباط دارند اما یکسان نیستند.برای مثال، یک پروژه ممکن است از نظر زمانبندی وضعیت خوبی داشته باشد؛ اما همزمان سازمان با مشکل نقدینگی مواجه باشد.یا پروژهای ممکن است از نظر سودآوری ضعیف باشد، اما به دلیل تعهدات قراردادی یا اهمیت استراتژیک، تصمیم مدیریت ادامه آن باشد.بنابراین پروژه باید در تصویر بزرگتر سازمان دیده شود.در یک سیستمعامل مدیریت سازمان، اطلاعات پروژه از سازمان جدا نیست؛ بلکه با مالی، قراردادها، منابع، نقدینگی، ریسک، مشتری و سایر اجزای سازمان ارتباط پیدا میکند.اما این مفهوم فقط به شرکتهای پروژهمحور محدود نمیشود.آیا BEHS فقط برای شرکتهای پروژهمحور است؟خیر.شرکتهای پروژهمحور یکی از محیطهای مهم کاربرد BEHS هستند، اما خود مفهوم سیستمعامل مدیریت سازمان، ماهیت عمومیتری دارد.در یک شرکت تولیدی ممکن است موضوعاتی مانند ظرفیت تولید، موجودی، فروش، تأمین، کیفیت و بهای تمامشده اهمیت بیشتری داشته باشند.در یک شرکت خدماتی ممکن است ظرفیت نیروی انسانی، قراردادهای خدمات، کیفیت، مشتری و سودآوری خدمات محور اصلی مدیریت باشد.در یک شرکت فناوری ممکن است محصول، توسعه، مشتری، درآمد، زیرساخت و عملکرد تیمها اهمیت بیشتری داشته باشند.بنابراین:هسته مدیریتی میتواند مشترک باشد، اما مدل عملیاتی باید متناسب با سازمان طراحی شود.به همین دلیل BEHS باید یک هسته عمومی برای مدیریت سازمان داشته باشد و بتواند متناسب با نوع سازمان، مدل کسبوکار، ساختار و پیچیدگی آن تطبیق پیدا کند.سیستمعامل مدیریت سازمان چه چیزی را یکپارچه میکند؟یکپارچگی در اینجا به معنی این نیست که همه واحدها را در یک نرمافزار قرار دهیم.منظور، ایجاد یک منطق مشترک مدیریتی میان آنهاست.برای مثال:فروش یک قرارداد جدید ایجاد میکند.قرارداد برای اجرا به عملیات منتقل میشود.عملیات به منابع نیاز دارد.منابع هزینه ایجاد میکنند.هزینه بر سودآوری اثر میگذارد.شرایط پرداخت قرارداد بر جریان نقدی اثر میگذارد.تأخیر در اجرا ممکن است دریافت مطالبات را تغییر دهد.تغییر مطالبات میتواند نقدینگی را تحت تأثیر قرار دهد.نقدینگی نیز ممکن است توان سازمان برای اجرای سایر تعهدات را تغییر دهد.اینها اتفاقات جداگانهای نیستند.همه آنها اجزای یک سیستم هستند.سیستمعامل مدیریت سازمان باید بتواند این ارتباطها را قابل مشاهده و قابل مدیریت کند.نقش مدیرعامل چیست؟مدیرعامل نباید برای اداره سازمان مجبور باشد تمام جزئیات همه واحدها را شخصاً دنبال کند.وظیفه سیستم این است که پیچیدگی را برای مدیر قابل مدیریت کند.مدیرعامل باید بتواند در سطح مناسب پاسخ پرسشهایی مانند این را دریافت کند:• سازمان در چه وضعیتی است؟• نسبت به اهداف خود کجا قرار دارد؟• مهمترین انحرافها چیست؟• مهمترین ریسکها کداماند؟• چه تصمیمهایی نیازمند ورود مدیریت ارشد است؟• کدام مشکلات در حال تبدیل شدن به بحران هستند؟• کدام فرصتها ارزش پیگیری دارند؟بنابراین سیستمعامل مدیریت سازمان نباید اطلاعات بیشتری را صرفاً برای مدیر تولید کند.باید اطلاعات درست را در زمان درست و در سطح درست تصمیمگیری در اختیار او قرار دهد.نقش مدیران مختلف چیست؟یک سیستمعامل مدیریت سازمان نباید فقط برای مدیرعامل طراحی شود.هر مدیر باید تصویر متناسب با مسئولیت خود را داشته باشد.مدیر عملیات باید بتواند وضعیت عملیات و گلوگاههای اجرایی را ببیند.مدیر پروژه باید وضعیت پروژه و انحرافهای آن را بشناسد.PMO باید بتواند وضعیت پروژهها و سبد پروژه را در سطح سازمان بررسی کند.مدیر مالی باید ارتباط عملکرد عملیاتی با هزینه، درآمد، سود و جریان نقدی را ببیند.مدیر منابع انسانی باید بداند ظرفیت و عملکرد منابع انسانی چگونه بر اجرای برنامهها اثر میگذارد.مدیر قراردادها باید تعهدات، مطالبات، تغییرات و ریسکهای قراردادی را در ارتباط با عملیات ببیند.بنابراین هر مدیر نمای خودش را از یک سازمان واحد دارد؛ نه اینکه هر واحد یک سازمان جداگانه برای خودش داشته باشد.آیا این سیستم باید همهچیز را خودش انجام دهد؟خیر.سیستمعامل مدیریت سازمان قرار نیست جای مدیران، کارشناسان یا نرمافزارهای تخصصی را بگیرد.هدف آن این است که میان آنها ارتباط مدیریتی ایجاد کند.ممکن است سازمان همچنان از نرمافزار حسابداری، سیستم منابع انسانی، نرمافزار مدیریت پروژه، CRM یا ابزارهای تخصصی دیگر استفاده کند.مسئله اصلی این است که دادههای موردنیاز چگونه جمع میشوند، چگونه به اطلاعات مدیریتی تبدیل میشوند و چگونه در چرخه تصمیم و اقدام قرار میگیرند.بنابراین:سیستمعامل مدیریت سازمان الزاماً جایگزین سیستمهای موجود نیست؛ بلکه میتواند منطق اتصال و مدیریت آنها باشد.آیا چنین سیستمی فقط برای سازمانهای بزرگ است؟خیر.هرچه سازمان پیچیدهتر باشد، نیاز به سیستم مدیریتی یکپارچه بیشتر میشود؛ اما این به معنی آن نیست که سازمان کوچک به چنین سیستمی نیاز ندارد.یک سازمان کوچک نیز ممکن است چند مشتری، چند قرارداد، چند نیروی کلیدی، چند تعهد مالی و چند فعالیت همزمان داشته باشد.تفاوت در مقیاس و پیچیدگی سیستم است، نه در اصل نیاز.یک سازمان کوچک نباید سیستم مدیریت یک هلدینگ بزرگ را کپی کند.سیستم باید متناسب با اندازه، ساختار، مدل کسبوکار و بلوغ سازمان طراحی شود.BEHS در این میان چه جایگاهی دارد؟BEHS با یک پرسش اساسی شکل میگیرد:چگونه میتوان سازمان را بهعنوان یک سیستم واحد دید، وضعیت آن را فهمید، انحرافها و ریسکها را بهموقع تشخیص داد و تصمیم و اقدام را در یک چرخه منسجم قرار داد؟از این منظر، BEHS نه صرفاً یک نرمافزار است، نه فقط یک داشبورد، نه صرفاً سیستم مدیریت پروژه و نه مجموعهای از فرمها و دستورالعملها.BEHS یک متدولوژی و سیستمعامل مدیریت سازمان است که هدف آن طراحی منطق و سازوکار لازم برای:مشاهده ← تحلیل ← تشخیص ← تصمیم ← اقدام ← کنترلاست.این هسته میتواند در سازمانهای مختلف مورد استفاده قرار گیرد و متناسب با ماهیت هر سازمان توسعه پیدا کند.سازمانی که خودش را میبیندشاید سادهترین راه برای درک مفهوم سیستمعامل مدیریت سازمان این باشد:یک سازمان باید بتواند خودش را ببیند.نه فقط از طریق یک گزارش مالی.نه فقط از طریق گزارش پروژه.نه فقط از طریق گزارش فروش.نه فقط از طریق یک داشبورد.بلکه بتواند ارتباط میان این واقعیتها را بفهمد.بداند چه اتفاقی افتاده است.بداند چرا اتفاق افتاده است.بداند چه اثری ایجاد کرده است.بداند چه چیزی در حال تغییر است.و در نهایت بتواند تصمیم بگیرد که چه کاری باید انجام شود.این همان نقطهای است که مدیریت سازمان از «جمعآوری گزارشها» عبور میکند و به مدیریت یکپارچه سازمان نزدیک میشود.جمعبندیسازمان مجموعهای از واحدهای جدا از هم نیست.مالی، عملیات، پروژه، فروش، منابع انسانی، قراردادها، فناوری و سایر بخشها، اجزای یک سیستم واحد هستند.وقتی هر بخش فقط وضعیت خودش را ببیند، ممکن است سازمان در مجموع دچار مشکل شود؛ حتی اگر هر واحد بهتنهایی عملکرد قابل قبولی داشته باشد.سیستمعامل مدیریت سازمان تلاش میکند این تصویر پراکنده را به یک تصویر مدیریتی منسجم تبدیل کند:واقعیت سازمان را ببیند، آن را بفهمد، انحراف را تشخیص دهد، تصمیم را پشتیبانی کند، اقدام را دنبال کند و نتیجه را کنترل کند.BEHS نیز بر همین مبنا شکل میگیرد:یک سیستمعامل مدیریتی برای دیدن و هدایت سازمان؛ با هستهای عمومی و قابلیت تطبیق با انواع سازمانها.